Reproducimos aquí el borrador de Guía de Buenas Prácticas que el Instituto Gerónimo de Uztáriz va a someter a debate a sus socios para su próxima aprobación, en el marco de una reflexión colectiva sobre el funcionamiento del mismo.
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS – INSTITUTO GERÓNIMO DE UZTÁRIZ
1. PREÁMBULO
2 .COMPETENCIAS
2.1. La eficacia
2.2. La eficiencia
2.3. El criterio
2.4. El conocimiento
2.5 .La flexibilidad
3. LA CALIDAD
3.1. Valores estéticos, morales o intelectuales
3.3. La función educativa
3.4. La cohesión y el desarrollo social
3.5. La dinamización económica
4. LOS INSTRUMENTOS
4.1. Manuales de procedimientos
4.2. Plan de viabilidad
4.3 .Plan de desarrollo
4.4. Plan de marketing y comunicación
4.5. Plan de seguridad y mantenimiento de los edificios y equipos
4.6 .Inventario de bienes y equipos
4.7 .Sistemas de participación
4.8 .Memorias y justificaciones
4.9 .Evaluación
5. GESTIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE LOS USUARIOS
5.1. Deber de respetar la propiedad intelectual
5.2. Los derechos de carácter personal (morales)
5.3. Los derechos de carácter patrimonial
a. Los derechos de explotación
a. Los derechos de remuneración
a. Regulación especial de utilizaciones en educa-ción e instituciones educativas, patrimoniales y científicas
5.4. Gestión y custodia de datos personales
6. GESTIÓN DE ACTIVIDADES, SERVICIOS Y ESPACIOS
6.1. Tenencia de espacios, bienes y equipamientos culturales
6.2. La buena gobernanza de proyectos y servicios
6.3. Mecanismos de control para proyectos y ser-vicios con financiación pública
6.4. El contrato de gestión (contrato-programa)
7. POLÍTICAS CULTURALES.
7.1. Autonomía técnica y organizativa
8. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS)
8.1. Recursos humanos y contratación de profesionales
8.2. Procedimiento de selección de personal
8.3. Equipos suficientes, completos y estables
8.4. Prácticas de formación profesional y voluntariado
8.5. Incompatibilidades
9. GESTIÓN ECONÓMICA
9.1. Principios de economía y de equilibrio
9.2. Financiación de proyectos culturales
9.3. Patrocinio
9.4. Derechos económicos de los gestores, autores, artistas y creadores
9.5. Cálculo de honorarios
10. ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS, SERVICIOS Y SUMINISTROS
10.1. Consideraciones generales en el ámbito público y el privado
11. CONTRATOS
1. Preámbulo
La presente Guía tiene como objetivo principal el fomento del trabajo profesional de calidad en las actividades y funcionamiento interno del Instituto de Historia Económica y Social Gerónimo de Uztariz (en adelante IGU).
Los objetivos específicos de la Guía son:
a. Convertirse en una guía del ejercicio responsable de la actividad integral del IGU.
b. Reconocer que el ejercicio de la gestión cultural conlleva unas responsabilidades y unos deberes profesionales.
c. Contribuir al conocimiento de la normativa técnica y legal.
d. Informar a la sociedad de la función que desarrolla el Instituto y evidenciar que nuestro compromiso con una actuación profesional está al servicio de los intereses de la sociedad y del bien común.
e. Contribuir a un mayor equilibrio en las relaciones entre las diferentes partes que intervienen en los procesos culturales y dar relevancia al espíritu de colaboración.
f. Promover que el cumplimiento de la Guía se adopte como un indicador de calidad de la gestión cultural.
El IGU tiene como objetivo impulsar, desde Navarra, la investigacion, el debate y la divulgación históricas desde una perspective crítica y rigurosa. Por lo que actúa como mediador entre la creación, la participación y el consumo cultural. Esta compuesto por un conjunto de profesionales que, de forma voluntaria y gratuita, son capaces de desarrollar el trabajo cultural e insertarlo en una estrategia social, territorial o de mercado.
Conscientes de la importancia del compromiso público está guia se publicará en nuestra página web y estará disponible de forma física a requerimiento de cualquiera de los agentes de la actividad cultural.
2.- Competencias
El IGU piensa, crea y desarrolla su actividad con una planificación coherente con las necesidades de los usuarios, esforzándose por alcanzar la máxima calidad en la gestión.
Se habla de gestión cultural de calidad en relación con los factores que intervienen en los resultados obtenidos. Entre estos factores encontraremos:
1. La eficacia
2. La eficiencia
3. El criterio
4. El conocimiento
5. La flexibilidad
2.1. La eficacia
Es la capacidad de lograr el objetivo. La eficacia exige:
a. Trabajar con orientación a la consecución de resultados.
b. Trabajar para la mejora continuada y el desarrollo de los proyectos.
c. Tener una actitud cooperante con el equipo de trabajo y los socios del proyecto.
2.2. La eficiencia
Es la relación equilibrada entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. En este sentido es importante:
a. Establecer un equilibrio con las condiciones económicas, sociales, territoriales y técnicas.
b. Buscar la calidad del proceso.
a. Contribuir a mejorar la organización y el funcionamiento de las instituciones y organizaciones culturales.
c. Construir equipos suficientes, completos y estables.
a. Velar por la sostenibilidad de los proyectos sin emplear recursos innecesariamente.
a. Trabajar aplicando criterios de flexibilidad, creatividad e innovación.
2.3. El criterio
Es la capacidad de juicio para discernir las cualidades del proyecto y de aportar valor a las programaciones y propuestas, ya sea con las aportaciones propias o con los criterios de terceros (otros programadores o el público mismo). También hay que aportar criterio en la toma de decisiones en temas de gestión y a la hora de atender el acabado de los productos culturales. El criterio tiene que ver con la pericia y el conocimiento y se adquiere a partir de una formación rigurosa y una práctica continuada, profundizada y contrastada en la materia que nos ocupa.
2.4. El conocimiento
El trabajo con la actividad cultural exige que el Instituto tenga el nivel de conocimientos necesario para valorar el trabajo creativo e interpretarlo de una forma apropiada. También es necesario detectar el talento y saber gestionarlo y desarrollar a partir de unos códigos compartidos que faciliten el diálogo entre los agentes culturales
2.5. La flexibilidad
El trabajo del IGU se vincula a procesos creativos o productivos dinámicos y con procedimientos de entrega al público o usuarios directos a menudo en un cortoplazo de tiempo. Se observa también, en la gestión cultural más administrativa (resolución de contratos, presupuestos, informes, normativas de uso, etc.), que es necesaria una gran capacidad de adaptación y de comprensión de los casos y los contextos. El Instituto debe tener la capacidad de dar una respuesta rápida a las exigencias del contexto dinámico en el que se mueve, aportando y desarrollando su capacidad emprendedora, de iniciativa, de visión interdisciplinaria, de adaptación y de trabajo colectivo en equipo, en colaboración o en red.
3.-La Calidad
Cuando se habla de orientar la gestión cultural hacia los resultados, también se está hablando de los objetivos relacionados con la calidad y los valores. Se trabajará la calidad de la oferta cultural y se buscará aportar valores complementarios a la actividad cultural sin menospreciar los aspectos positivos y la visibilidad que generalmente aportan otros indicadores cuantitativos.
El IGU considera que un trabajo de calidad es aquel que aporta valores a la prestación de servicios o a la oferta de productos culturales, como por ejemplo, valores estéticos, morales o intelectuales, la innovación y el riesgo, la función educativa, la intervención social o la dinamización económica. En este sentido se potenciaran el rol educativo, formativo, social y de investigación de la actividad cultural
3.1. Valores estéticos, morales o intelectuales
Igualmente sera y estara atento a los nuevos lenguajes creativos y a la creación contemporánea, con el fin de evitar el estancamiento conceptual y estético. Debe bus-car, potenciar y difundir el debate, aportar nuevas visiones y formas de pensamiento. Es necesario contribuir a la creación del sentido crítico de la sociedad, antítesis del conformismo y preámbulo de una mayor exigencia de calidad y rigor.
La cultura y la gestión cultural necesitan invertir en investigación como forma de desarrollo (I+D). Por eso se mostrará interés por aquellas propuestas creativas e innovadoras tanto desde el punto de vista cultural como de la propia gestión, pues se entiende que la gestión cultural también participa en los procesos de búsqueda, desarrollo e investigación.
El IGU considera importante incorporar el uso de las nuevas tecnologías tanto en la creación de actividades/contenidos como en la comunicación al ciudadano. Por eso se mostrará especial interés por aquellas propuestas creativas e innovadoras tanto desde el punto de vista cultural como de la propia gestión.
3.2. La función educativa
La cultura y la educación están íntimamente relacionadas. La cultura tiene múltiples maneras de educar a las personas, de cultivar su mente y su sensibilidad, desde la infancia hasta la edad adulta. También al revés: es a través de la educación que alcanzamos la cultura.
El IGU velará porque cualquier servicio, proyecto o equipamiento cultural incorpore con normalidad una dimensión educativa que sea visible, respetuosa y de calidad, a fin de garantizar una mayor aproximación y democratización del hecho cultural.
3.3. La cohesión y el desarrollo social
El IGU es consciente de su función y contribución en el desarrollo de la sociedad. La cultura es un factor clave para la cohesión social y un instrumento necesario para alcanzarla. La función que la cultura tiene respecto a la cohesión social nos muestra posibilidades de trabajo de cara al futuro que hay que explorar. Por eso hay que hacerlo a través de la investigación, el ensayo de nuevas propuestas y la innovación constante.
Desde la gestión cultural se impulsarán proyectos de desarrollo comunitario y se trabajará para la creación de nuevos públicos, con el objetivo de llegar a todos los sectores de la sociedad, y para la consolidación de los existentes.
En sus prácticas el IGU promovera el diálogo intercultural de la sociedad, teniendo en cuenta los conceptos de minorías culturales, multiculturalidad e interculturalidad.
3.4. La gestión económica
El IGU considera necesario desarrollar formas de colaboración entre la gestión pública y la privada, buscando la mejora cualitativa de las ofertas culturales, asegurar su viabilidad económica y buscar su rentabilidad, tanto desde el punto de vista económico como social.
4.Los instrumentos
La calidad del trabajo de la gestión cultural se puede valorar a través de la presencia y la utilización de los instrumentos (o estándares) metodológicos propios de la profesión. La existencia y el grado de consecución de estos estándares son unos indicadores evidentes de la calidad de la gestión cultural.
Los principales instrumentos que el Instituto utiliza en la gestion economica y que merecen una especial mención son:
1. Manual de procedimientos
2. Plan de viabilidad o el plan de empresa
3. Plan de desarrollo
4. Plan de marketing y comunicación
5. Inventario de bienes y equipos, Plan de seguridad y de mantenimiento de los edificios y equipos
6. Sistemas de participación y evaluación
7. Memorias y justificaciones
8. Evaluación
Siempre que sea posible, estos planes serán realizados por los propios miembros del instituto, aunque excepcionalmente se pudiera acudir a profesionales especializados, o contratación de empresas externas, en cada uno de los ámbitos mencionados.
4.1. Manual de procedimientos
Es el instrumento que establece el desarrollo de cada una de las principales actuaciones y que permite la transmisión de conocimientos y la homologación de los criterios de actuación.
Los protocolos de procesos y tareas sirven para rentabilizar el esfuerzo y para controlar los resultados.
4.2. Plan de viabilidad o plan de empresa
Es el instrumento que estudia y valora si un proyecto, con los medios disponibles, es posible o no, y si es capaz de alcanzar los objetivos que se propone, es decir, si el proyecto es en definitiva rentable y justificable.
El plan de viabilidad definirá:
-El proyecto que se quiere desarrollar
-Sus objetivos
-Las necesidades materiales, espacios y recursos humanos
-El correspondiente presupuesto (previsión de ingresos y gastos), dotación de espacio, plan de ejecución y plan de marketing y comunicación
-Los resultados que se espera obtener
En el caso de proyectos privados, estaremos hablando del plan de empresa cultural, un documento que identifica, describe y analiza la oportunidad, la viabilidad técnica, económica y financiera del proyecto cultural empresarial, que planifica y organiza. Será requerido en caso de que se quiera pedir un préstamo o una subvención.
Elementos que configuran el plan de empresa cultural:
– Identificación: nombre y dirección de la empresa. Nombre y currículum del/de los promotor/es y de todas las personas que colaboran en la redacción del plan de empresa y en la puesta en marcha de la actividad.
– Descripción de la actividad: descripción detallada de las características del producto o servicio que se pretende llevar a cabo o desarrollar, necesidades reales que tendrá y definición del mercado al que se dirigirá. Objetivos que se pretenden alcanzar en caso de actuar en el desarrollo de políticas culturales públicas.
– Estudio de mercado, entendiendo por mercado todas aquellas posibles personas (físicas o jurídicas) a las que se dirige el proyecto. Deberá analizarse la demanda y la oferta (competencia).
– Plan de comunicación y de marketing: en él se reflejan las estrategias comerciales que hay que seguir para acercar el producto o servicio a los potenciales consumidores.
– Descripción técnica: desde el proceso productivo hasta la localización de las oficinas, talleres y almacenes y también el mobiliario, la maquinaria y los suministros necesarios.
– Plan de compras: reúne la relación de materias primas y materiales necesarios para producir y comercializar el producto o servicio. Deben incluirse los proveedores y las condiciones de pago.
– Organización y recursos humanos: aquí se describirán los trabajos de dirección, producción, comunicación y comercialización, y también las personas necesarias para realizarlos y sus competencias. Descripción de los puestos de trabajo y de sus funciones, así como de su retribución y las condiciones de seguridad del puesto de trabajo (prevención de riesgos laborales).
– Estudio económico-financiero: recursos necesarios, fuentes de financiación y costes.
4.3. Plan de desarrollo
Es el instrumento que procura garantizar que un proyecto o servicio progrese adecuadamente evitando estancamientos e involuciones.
El plan de desarrollo también puede llamarse plan de acción o plan estratégico.
El nivel más básico es el plan de acción, que describe las acciones a emprender con el fin de alcanzar determinados objetivos a corto plazo y en relación con los objetivos y líneas estratégi-cas establecidos a medio y largo plazo.
Las herramientas básicas que debe incluir son:
a. Plan de mejora y de desarrollo continuado del proyecto o servicio
b. Delimitación de objetivos, sistema de evaluación y memoria
Hay que garantizar que todas las fases anteriormente mencionadas se lleven a cabo desde el comienzo.
4.4. Plan de marketing y comunicación
Es el instrumento que potencia y facilita a toda la comunidad la experiencia cultural y facilita el acceso alpublico.
Todo proyecto o servicio tendrá como parte integrada un plan de marketing y comunicación que, con el fin de poder desarrollarlo de forma coherente, tendrá que contar con los recursos económicos suficientes.
El plan de marketing es el documento que detalla las acciones necesarias para conocer y comprender al consumidor a fin de ofrecerle un producto o servicio que se adapte perfectamente a sus necesidades. Previamente a la realización del plan habrá que tener en cuenta diversos elementos clave (público objetivo, intermediarios, grupos de interés, competencia, entornos).
El plan de marketing estará conformado por los siguientes puntos:
1. Análisis-diagnosis: en él se analizará el marco general en el que se inscribe el plan. Puede incluir un análisis histórico de los resultados obtenidos, la situación y evolución de los mercados Se podrá completar con un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) del Instituto. El objetivo es extraer la ventaja diferencial de nuestra oferta.
2. Determinación de objetivos e indicadores: en este punto se determinará numéricamente dónde se quiere llegar y de qué modo. Se pueden presentar como una solución a una necesidad de mercado o bien como una explotación de oportunidades. Se contemplarán los diferentes tipos de objetivos en marketing cultural: de posicionamiento, de calidad, de público y de viabilidad de la propuesta.
3. Establecimiento de estrategias y programas de acción: en él se describirá cómo se quieren alcanzar los objetivos y qué posicionamiento se adoptará en cada uno de los elementos del marketing mixto (producto, precio, canales de distribución y promoción). Este posicionamiento se definirá en función de las características del público objetivo , el presupuesto y el estudio de rentabilidad.
4. Establecimiento de sistemas de control y evaluación: se definirá de qué modo se evaluará el grado de consecución de los objetivos y cómo se emprenderán acciones para paliar posibles desviaciones a partir de indicadores de resultados (usuarios, resultados profesionales, ratios de usos y de ingresos, etc.).
El plan de comunicación es el documento que define la estrategia para mejorar la relación con los clientes/usuarios, con los proveedores y con el propio equipo de trabajo. La elaboración del plan de comunicación parte del análisis de situación (DAFO), a partir del cual se construye la imagen corporativa y se definen las estrategias de comunicación externa (para llegar a nuestro público objetivo) e interna (para una mayor eficacia e interacción de los agentes que la integran).
El plan de marketing y comunicación se ocupará de establecer el sistema de información y de gestión de los contactos. También se ocupará de desarrollar estrategias de posicionamiento y visibilidad con el objetivo de generar contactos de alta calidad.
Por cuestiones de sostenibilidad se dara preferencia a las comunicaciones a traves de Internet. La aplicación de las herramientas web 2.0 y la utilización de las redes sociales se han vuelto clave a la hora de promocionar productos o servicios culturales en línea y de favorecer la participación del usuario.
4.5. Plan de seguridad y de mantenimiento de los edificios y equipos
Es el instrumento que garantiza la seguridad de los usuarios y de las infraestructuras.
Se adoptarán las medidas de seguridad y salud en el trabajo que sean preceptivas. El plan incluirá también un protocolo de evacuación de los edificios. Para confeccionar el plan será necesario el asesoramiento de un profesional especializado.
4.6. Sistemas de participación
Son los instrumentos que relacionan la ciudadanía y la gestión cultural.
El IGU considera que con la participación ciudadana se puede incorporar el punto de vista de la sociedad y, por tanto, obtener una mayor aceptación y responsabilidad colectiva frente a las decisiones tomadas
También hay que considerar que la oferta cultural se orienta hacia la satisfacción de los usuarios y que ha de poder conocer su grado de satisfacción a través de las encuestas de valoración y los dispositivos de comunicación de quejas. Los resultados deberán tenerse en cuenta para hacer posible la mejora continuada y el trabajo dirigido a las necesidades de los clientes o usuarios.
En el diseño y en la programación de actividades se tendrá en cuenta el hecho de incorporar procedimientos de participación de los usuarios, a fin de lograr una mayor adecuación de la oferta a la demanda. También se tendrá en cuenta que el proyecto potencie la democracia cultural, es decir, la capacidad existente para todos los individuos de expresarse de manera significativa.
4.7. Memorias y justificaciones
Son los instrumentos que permiten explicar el trabajo realizado.
El IGU confeccionará una memoria justificativa de todos sus proyectos, con especial énfasis en los proyectos financiados o subvencionados por las administraciones públicas, que seran utilizado en la justificcion de los mismos.
4.8. Evaluación
Es el instrumento que relaciona los objetivos y los resultados.
El IGU determinará los objetivos y los resultados que la actividad pretende alcanzar, así como la forma de evaluación del grado de cumplimiento. También adoptará medidas para conocer qué valoración hacen los usuarios y qué intereses tienen.
En la evaluación de las actividades, se considerarán especialmente: la gestión económica, la visibilidad, el impacto en el territorio, en el contexto y en los usuarios, el rendimiento de los recursos, la madurez de las relaciones profesionales que se han establecido y la calidad de los proyectos, productos o servicios culturales gestionados (para la definición de calidad, véase el capítulo 3).
Se considera una buena práctica informar y rendir cuentas de los resultados obtenidos a la parte contratante, a los agentes que financian los proyectos y a los órganos superiores, según proceda. En todos los casos, se llevará a cabo una evaluación periódica con el objetivo de lograr una mejora continuada y un desarrollo progresivo de la actividad, servicio, proyecto o espacio cultural gestionado y se fomentará la corresponsabili-zación en la realización de los objetivos asignados por parte de todos los agentes y profesionales implicados.
El sistema de indicadores de evaluación de la gestión cultural tendrá en cuenta tanto los aspectos cuantitativos (asistencia, índice de satisfacción de los usuarios, relación coste/usuario, etc.) como los cualitativos (valoración de calidad, impacto, etc.).
Otro indicador importante es la satisfacción, concepto que se refiere a la satisfacción individual de los usuarios o consumidores, aunque en el sector público también tendrá valor la satisfacción colectiva. La satisfacción se puede medir a través de los datos que puede aportar el establecimiento de un sistema de encuestas al público o usuarios a través de Internet, consulta presencial, por escrito o de forma oral.
5. GESTION DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE LOS USUARIOS
5.1. Deber de respetar la propiedad intelectual
El derecho a la propiedad intelectual es un derecho subjetivo integrado por una serie de facultades personales y patrimoniales que se atribuyen a los autores. De acuerdo con la Ley de propiedad intelectual y la libertad de creación y de expression (LPI), el Instituto tiene el deber de respetar este derecho fundamental.
Como consecuencia de esta obligación, el IGU asumirá en cualquier caso la liquidación económica derivada de la explotación de las obras en concepto de derechos de autor, siempre que la gestión encomendada lo comporte y siempre que todos o parte de los derechos de explotación de las obras no estén reservados al propio autor o estén libres de cualquier compromiso con cualquier entidad de gestión de derechos.
5.2. Los derechos de carácter personal (morales)
Los derechos morales son un conjunto de derechos reconocidos por la LPI:
a. Decidir si la obra debe ser divulgada y de qué manera. La divulgación es la primera manifestación del derecho moral y consiste en el acto mediante el cual la obra se hace accesible por primera vez al público en cualquier forma (art. 4, LPI). Este derecho confiere al autor no solo la elección de si quiere divul-gar la obra o no, sino también cuándo y de qué manera estima más conveniente (mediante reproducción y distribución por fotogramas, por ejemplares gráficos, por un acto de comunicación pública en vivo, etc.).
b. Decidir si esta divulgación se hace con su nombre, con seudónimo o de forma anónima. Es el derecho que tiene el artista de exigir el reconocimiento de la paternidad de la obra y también el derecho que tiene de ocultar esta paternidad.
c. Exigir el reconocimiento de su condición de autor de la obra. Es un derecho consecuencia directa del acto de creación.
d. Exigir el respeto a la integridad de la obra e impedir cual-quier transformación de esta. Es el derecho de impedir que la obra se modifique o se deforme sin el previo consentimiento de su autor. De este modo, se vela por la integridad de la obra. Incluye el derecho de que la obra sea conocida tal como fue concebida, así como que sea mantenida en el mismo estado hasta que su creador decida modificarla o alterarla.
El IGU en ningún caso podrá censurar ni modificar la obra de un artista o autor.
5.3. Los derechos de carácter patrimonial
Los derechos patrimoniales son un conjunto de facultades económicas reconocidas por la LPI, las cuales se atribuyen al artista, intérprete o autor. Estos derechos sí que son trans-misibles y están agrupados en dos categorías:
a) Los derechos de explotación
Conjunto de derechos transmisibles cuyo ejercicio corresponde a su titular y que son enumerados en el artículo 17 de la LPI. Las facultades que integran este conjunto de derechos de explotación son consideradas por la LPI como derechos independientes y son los siguientes:
1. El derecho de reproducción (art. 18): consiste en la obtención de copias o ejemplares de la obra, por medio de su exteriorización en un soporte tangible. Es muy importante, ya que mediante estos ejemplares el público podrá conocer la obra.
2. El derecho de comunicación pública (art. 20): consiste en cualquier acto por el que una pluralidad de personas puede tener acceso a la obra o a la actuación sin la distribución previa de ejemplares. Es el derecho que más afecta al gestor cultural cuando se trata de comunicar al público una obra artística.
b) Los derechos de remuneración: conjunto de derechos que son liquidados al propio autor directamente o a través de una entidad de gestión colectiva de derechos o de mediadores expresamente facultados, como es el caso de las distribuidoras. Tal como ya se ha indicado anteriormente, solo el artista o autor puede decidir poner su obra a disposición libre del público mediante el reconocimiento de una licencia abierta (como por ejemplo la práctica Copyleft).
c) Regulación especial de utilizaciones en la enseñanza e ins-tituciones patrimoniales, educativas y científicas
5.4. Gestión y custodia de datos personales
Los datos personales incluidos en los ficheros del Instituto son intransferibles sin el consentimiento de las personas titulares. El Instituto protegera los datos en custodia y los de laspersonas vinculadas con su actividad. En este sentido, hay que someterse a lo que dispone la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, cuyo objeto es garantizar y proteger, en referencia al tratamiento de datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas y, en especial, su honor y su intimidad personal y familiar.
6. GESTION DE ACTIVIDADES, SERVICIOS Y ESPACIOS_
6.1. Tenencia de espacios, bienes y equipamientos culturales
El IGU será responsable del buen uso de los espacios y equipamientos que le son encomendados, así como también de exigir una utilización responsable a sus usuarios.
Se procurará eliminar las barreras arquitectó-nicas, sensoriales e idiomáticas, en su caso orientando su acción hacia la accesibilidad en todos los sentidos.
El IGU será riguroso en sus obligaciones respecto a la prevención de los riesgos laborales y la seguridad de los colaboradores y de los usuarios, tanto en el uso de los equipamientos como en la realización de actividades.
6.2. La buena gobernanza de proyectos y servicios
El IGU, como institucion parcialmente financiada a través de recursos de procedencia pública, tendrá que dar visibilidad al interés y la función pública del servicio o proyecto, ya que este hecho es el que justificará la aportación de recursos públicos.
6.3. Mecanismos de control para proyectos y servicios con financiación pública
El IGU rendirá cuentas a las administraciones colaboradoras a través de la presentación de memorias y justificaciones conforme a la ley de subvenciones vigente.
Para ello diseñara un sistema de gestión por resultados que incluya los mecanismos de rendición de cuentas desde una vertiente positiva y constructiva y no como forma de dirigismo rígido.
Las partes mas importantes serán:
a. Establecer objetivos que respondan al principio de interés general (como mínimo de una forma proporcional a la aportación de capital público) y que sean equilibrados respecto a los recursos disponibles. El grado de cumplimiento se evaluará periódicamente a partir del establecimiento de unos indicadores de referencia que permitan observar las desviaciones, favorables o negativas, que se produzcan y tomar, posteriormente a la evaluación, las medidas que sean convenientes en consecuencia, orientando la actuación hacia la mejora continuada.
b. Crear sistemas de información que permitan controlar la acción pública, informar a la sociedad e identificar y evaluar la aportación realizada. Las medidas de transparencia son una de las buenas herramientas de lucha contra la corrupción, puesto que reducen la posibilidad de conflictos entre las obligaciones públicas y los intereses privados. En el ámbito público, respon-de a que la información producida por la Administración es de dominio público.
c. Establecer sistemas de contratación que garanticen que los gestores culturales directivos y sus equipos de trabajo sean debidamente cualificados y que contribuyan a la buena gobernanza y a la mejora continuada del servicio en cuanto a la eficacia, la productividad, la calidad de los servicios a la ciudadanía y la creación de valor público.
d. Asegurar que los miembros de los órganos de control son compatibles y que garantizan un nivel de dedicación suficiente para asumir adecuadamente las tareas que tienen encomen-dadas.
e. Cuidar y respetar las leyes y las normas, eludiendo cualquier forma de fraude o de corrupción.
f. Ejercer la gestión económica de forma transparente y pública, exponiendo los presupuestos y las memorias de resultados.
6.4. El contrato de gestión (contrato-programa)
Es una herramienta de planificación estratégica que articula los compromisos entre la administración principal y la organización cultural, comprometiéndolos como corresponsables en la persecución de la finalidad del proyecto o servicio. Contenidos del contrato de gestión:
a. Definición de la misión: marco conceptual del proyecto o ser-vicio, que debe definir, del modo más claro y breve posible, a qué se dedica y qué se propone. Si es preciso, puede revisarse pasado un plazo de tiempo suficiente en función de los cam-bios internos y del contexto.
b. Escenario institucional, corporativo y organizativo.
c. Marco estratégico: definición de líneas estratégicas y formas de ejecutar la misión.
d. Marco presupuestario: estrategia, estructura económica y financiación. Debe concordar con los objetivos.
e. Recursos humanos: equipo que se dispone para el proyecto o servicio, organigrama, relación de puestos de trabajo y funciones.
f. Objetivos operativos: objetivos e indicadores de evaluación. Es la forma de expresar con claridad qué uso quiere darse a los recursos públicos y qué resultados se encargan. Deben ser mensurables, claros, entendedores, relacionados con una medida de tiempo (año, día, etc.).
7. POLÍTICA CULTURAL
7.1. Autonomía técnica y operativa.
El Instituto garantizara la libertad y a la independencia o autonomía en las actividades profesionales. Por eso defendera la libertad de práctica profesional ante posibles presiones de intereses ajenos a los propios objetivos profesionales.
8. GESTION DE RECURSOS HUMANOS
8.1. Recuros humanos y contratacion de profesionales.
El IGU puede llegar a contar con la colaboración de diferentes profesionales (personal de la propia entidad, agentes, empresas externas, profesionales independientes, otras entidades…) a la hora de desarrollar un servicio, proyecto o actividad.
En estos casos velará por que la contratación de los servicios externos o del personal laboral se realice con procesos que garanticen la transparencia, es decir, convenientemente publicitados y abiertos a la libre concurrencia competitiva.
Sin embargo, en el campo cultural a menudo se contrata a profesionales singulares y únicos, como por ejemplo, artistas, intelectuales de reconocida trayectoria. La contratación directa en casos de perfiles específicos puede ser conveniente siempre que esta especificidad (competencia profesional y adecuación del perfil) sea evidente y demostrable.
8.2. Procedimiento de selección de personal
La contratación de personal se realizará mediante una valoración del perfil y de las competencias idóneas de los aspirantes, a fin de garantizar que el candidato seleccionado pueda alcanzar los objetivos profesionales establecidos. Estos son los aspectos fundamentales que intervienen en la selección de personal:
a. Convocatoria y/o anuncio del procedimiento de selección de profesionales
b. Anuncio de la modalidad del procedimiento de selección y sus bases
c. Publicación de las características del puesto de trabajo (lugar físico de trabajo y medios que se ponen a disposición)
d. Definición del perfil, las competencias y las funciones
e. Especificación de la modalidad de contratación, la duración del contrato, el sueldo y las condiciones de pago.
8.3. Equipos suficientes, completos y estables
El IGU velará por la creación de equipos de trabajo suficientes, completos y estables que contribuyan a asegurar el funcionamiento de proyectos, servicios y espacios. Aunque, se reconoce la necesidad de polivalencia de la gestión cultural unipersonal o de los pequeños equipos, del mismo modo que se valora la especialización de los gestores culturales que forman parte de equipos profesionales complejos.
8.4. Prácticas de formación profesional y voluntariado
En el IGU las colaboraciones de estudiantes en prácticas y becarios deben ser con finalidad formativa y las de las personas voluntarias tendrán siempre carácter de complementariedad. En ambos casos, las funciones y tareas asignadas no pueden ser equivalentes a las de un profesional ni pueden sustituir un puesto de trabajo. La realización de prácticas podrá tener contraprestación económica compensatoria en concepto de dietas y desplazamientos. La prestación voluntaria de apoyo no podrá ser remunerada. En todos los casos, la relación entre las dos partes se establecerá mediante contrato o convenio escrito.
8.5. Incompatibilidades
El ejercicio de la profesión en las instituciones públicas se considera incompatible con el desarrollo de actividades privadas o de interés personal que puedan suponer un conflicto de intereses o que puedan perjudicar las obligaciones del IGU. Los colaboradores deben demostrar la imparcialidad de su actuación mediante una dedicación a las funciones que les han sido encomendadas, y dicha dedicación no debe verse mediatizada por otras actividades o intereses, con el fin de servir con la máxima eficiencia y objetividad a los intereses generales de los ciudadanos.
Se desarrollarán las tareas de contratación con objetividad y neutralidad, basándose únicamente en el interés del proyecto que se representa y al margen de cualquier cirucunstancia personal, familiar, corporativa, de clientelismo, etc. En caso de conflicto de intereses, el profesional renunciará a tomar parte en el procedimiento de contratación.
No se aceptarán tratos de favor que impliquen privilegios o ven-tajas injustificados, ni para uno mismo ni para sus allegados, de parte de las personas o empresas relacionadas con los procesos de contratación o en la toma de decisiones de estos procesos.
9. GESTIÓN ECONOMICA
9.1.Principios de economía y equilibrio.
La planificación de las actividades del IGU siempre tendrá en cuenta criterios económicos respecto al espacio físico, el número de servicios y los recursos materiales y humanos. El presupuesto, por tanto, será la herramienta básica e indispensable en la implementación de los servicios.
En la gestión económica se deberá planificar y prever la previsión de ingresos y gastos, buscando el equilibrio entre recursos, actividades y servicios.
El Instituto velará por que la relación entre los recursos económicos destinados a llevar a cabo una actividad cultural y el resultado o impacto obtenido finalmente resulte proporcional.
Se deberá realizar un estudio de viabilidad económica de los proyectos, para tener toda la información de las implicaciones que supondría su pleno desarrollo y de los recursos que exige.
9.2. Financiación de proyectos culturales
El IGU se ocupará de buscar nuevos recursos para garantizar la supervivencia y la mejora de los proyecto.. Como estrategia a medio plazo se intentará diversificar las fuentes de financiación para no ser económicamente dependiente de una sola fuente.
En caso de que el proyecto o la actividad genere ingresos propios, se velará por que estos efectivamente aumenten, sin que esto provoque pérdidas en la acción social, educativa o de difusión. Se hará prospección de la idoneidad de todo tipo de subvenciones (europeas, estatales, autonómicas y locales) y colaboraciones que supongan un intercambio equilibrado.
Se velará por la reducción de los gastos, ya sea a través del ahorro de medios o bien buscando condiciones y precios más ventajosos en las compras, por lo que será necesario llevar a cabo una exhaustiva gestión de compras y de contratación. Deben optimizarse costes valorando los procesos que incrementan la eficacia y la productividad y a su vez reducen los costes. Se prestará atención a aquellos costes fijos que no aportan valor añadido al proyecto cultural, que son indispensables pero controlables, como la limpieza o los suministros.
9.3. Patrocinio
Se buscarán posibles colaboraciones de patrocinio, escogiendo los sectores y las empresas que pueden ser favorables, sin caer en la tentación del dinero fácil a cambio de vincular el proyecto cultural a marcas de dudosa condición (lo que perjudicaría la imagen o la credibilidad del proyecto y de los profesionales que trabajan en él).
Se trabajará para que las empresas que tengan programas de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) incorporen elementos y contenidos de cariz cultural a estos programas.
9.4. Derechos económicos de los gestores, autores, artistas y creadores
El IGU establecera las contraprestaciones económicas o de otra índole de forma justa y acordada por ambas partes.
9.5. Cálculo de honorarios
La contratación se hará asumiendo tarifas normalizadas. Se realizarán comparativas con servicios profesionales con tarifas de igual naturaleza a fin de establecer las dotaciones presupuestarias correspondientes.
Para el cálculo de honorarios se ponderarán los siguientes elementos: el tiempo de dedicación; la complejidad del trabajo; el coste de los materiales; la novedad, dificultad u originalidad del trabajo; la comparativa con los honorarios de trabajos parecidos, públicos y privados; la antigüedad del cliente; el carácter repetitivo o no del encargo, y la experiencia que se aporta.
10. ADQUISICION Y CONTRATACION DE OBRAS, SERVICIOS Y SUMINISTROS
10.1.Consideraciones generales en el ámbito público y privado.
En determinados supuestos el IGU deberá adquirir bienes y contratar obras y servicios de empresas externas para llevar a cabo su actividad.
En el sector público1
hay que tener presente que solo pueden adjudicarse de forma directa los contratos menores, que son los de suministros y servicios de menos de 18.000 € y los de obras de menos de 50.000 €, y para un período máximo de un año.
El sector privado, en cambio, tiene libertad de contratar de for-ma directa, aunque siempre es recomendable valorar varias ofertas.
En todos los casos, se considera una buena práctica valorar como mínimo tres presupuestos para escoger la oferta más conveniente en contratos de inferior cuantía.
11. CONTRATOS_
El IGU establecerá contratos que regulen las condiciones y pactos de la relación profesional entre la parte contratante, ya sea administración, empresa o asociación, y el , autor o intérprete, agente cultural, empresa, etc.
Nuestro sistema de contratación civil se inspira en el principio de la libertad de forma, siempre que se den las condiciones esenciales para su validez, hecho que confiere plena eficacia a los contratos verbales.
El contrato se formalizara, preferentemente, por escrito, a fin de concretar con claridad y precisión los acuerdos adoptados, exigir su cumplimiento y asegurar una relación jurídicamente cómoda, ausente de litigios o de conflictos extrajudiciales. Esta formalidad escrita puede materializarse en un contrato público (suscrito por las partes ante un fedatario público, como por ejemplo un notario) o en un contrato privado (rea-lizado con la única intervención de las partes). Este último puede elevarse a escritura pública cuando una de las partes lo solicite.
El contrato especificará los acuerdos a fin de que el intercambio sea justo y favorable para las partes. Es responsabilidad de los firmantes del contrato respetar el presupuesto y los plazos acordados, garantizar la calidad del trabajo previamente pactado y mantener un trato profesional con todos los colaboradores aportados por las partes.
El IGU puede encontrarse como parte contratante o como contratista. Los contratos que se formalicen no pueden contravenir los principios éticos de esta Guía.
Los contratos deberán contener:
– Encabezamiento
– Fecha y lugar de la firma del contrato. No es un requisito esencial para su validez jurídica, pero es recomendable su fijación y precisión, puesto que es fácil que haya algún acuerdo establecido o alguna circunstancia o bien algún precep-to legal de aplicación del que haga referencia uno de estos datos.
– Datos de las partes. Es imprescindible que en el contrato figuren con claridad y precisión los datos de las partes contratantes: nombres y apellidos, indicación de la mayoría de edad o no, estado civil (si se quiere), profesión (si se quiere), domicilio y DNI, pasaporte o similar si es persona física.
En el supuesto de que se trate de una persona jurídica, deberán consignarse los datos de la persona física que actúa en su nombre y representación, con importancia primordial del domicilio, el cargo que ostenta esta persona física y los datos de la persona jurídica (razón social, denominación social, fecha de constitución, número de protocolo, notaría que autoriza, código de identificación fiscal, datos de inscripción en el Registro Mercantil, etc.).
En el supuesto de que se trate de una persona física que actúa en representación de una entidad mercantil o de un tercero, será necesario hacer constar los datos del poder en virtud del cual comparece, y se recomienda comprobar que realmente la persona física apoderada tenga la capacidad para obligarse en nombre de la jurídica. Es imprescindible, por tanto, que el poder otorgado a favor de quien se obliga en nombre de otro le confiera capacidad suficiente para obligar al representado. Se recomienda revisar los datos de los abajo firmantes con-signados en el encabezamiento, con el documento original de apoderamiento.
– Expositivo y manifestaciones. Es preciso que las partes hagan un reconocimiento de la mutua capacidad legal necesaria para firmar el contrato, así como un apartado de manifestaciones en el que hacer constar los antecedentes necesarios para poder interpretar el contrato en sus justos términos.
Las partes hacen aquí una declaración de intenciones consistentes en la fijación de unos antecedentes que se refieren al documento que firmarán y que ayudarán a su interpretación y en la fijación del interés mutuo con el objetivo de lograr la firma del contrato.
– Parte dispositiva. Es la parte en la que se establecen todos los pactos y acuerdos establecidos por ambas partes, fruto de la autonomía de la voluntad. Aquí las partes determinarán:
1. El objeto de contratación. Es indispensable fijar el objeto del contrato, que versará sobre una actividad, un servicio o un proyecto cultural.
2. El plazo de ejecución o la duración del contrato.
3. Las condiciones económicas. Se incluye el presupuesto destinado a la actividad y su financiación, honorarios profesionales y determinación de la forma y plazos de pago.
4. Las condiciones o proyecto técnico. Descripción del trabajo a realizar, objetivos, lugares, infraestructura que pone cada parte, fases, plan de trabajo y resultados previstos.
5. El detalle de las condiciones técnicas del trabajo artístico o técnico.
6. La determinación de los espacios de trabajo.
7. El apoyo de otras empresas o profesionales que se contratarán.
8. Las medidas de seguridad y custodias y material de trabajo.
9. La forma de pago de derechos de autor, si se trata de un encargo artístico. Se determinarán con precisión las modalidades de explotación cedidas en virtud del contrato.
10. El lugar, la hora y el período de realización y el procedimiento que se adoptará en caso de suspensión.
11. La difusión que se prevé realizar.
12. El sistema de evaluación.